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La semana pasada explicamos la manera de generar tu newsletter con Mailchimp. En los comentarios, zona fundamental de todo blog, surgió la pregunta por la conversación que podía generarse desde esta herramienta. Esto me ha hecho pensar en la necesidad de, por un lado, aclarar el sentido y función de un boletín o newsletter y, por otro, explorar un poco la manera de escribir un buen correo electrónico que es también una herramienta para generar un diálogo con los lectores. Todo en la línea que se ha abierto con respecto a una guía de estilo para mejorar la escritura en la red.

La mensajería instantánea y las redes sociales han cambiado la manera en que nos comunicamos en la red. Hay dos criterios fundamentales que se han visto alterados: la extensión y la velocidad de respuesta. Los mensajes de chat son rápidos, muy breves e inmediatos. - tuitéalo     Aquellos que te permiten saber cuando una persona ha leído el mensaje pueden llevar a situaciones incómodas, pues se espera, y hasta se demanda, una respuesta rápida e inmediata. El correo se ha visto tocado por esta práctica y no es raro que se esperen las mismas cosas de él. Pero para escribir un buen correo electrónico hay que moverse de manera distinta entre estas dos dimensiones dándole su justa medida a este género de la escritura en red.

Escribir un buen correo electrónico comienza por conocerlo

Si inicio hablándote de la mensajería instantánea es por algo muy básico que hay que tener presente: el correo no es un chat. Desmenuzar las consecuencias de lo evidente nos llevará a conocer mejor al objeto de este texto. Para empezar, la versión electrónica de las cartas de toda la vida comparten con ellas su característica de distancia, es decir, no son un medio intrusivo que salta en cualquier momento del día demandando una respuesta inmediata. Habría que aprender a tomarse con calma la llegada de un correo electrónico que siempre amerita una lectura más detenida de su contenido. Este punto no lo podemos obviar, pues sin la lectura atenta no se podrá generar una respuesta adecuada y, por lo tanto, no vas a escribir buen correo.

Remitente, destinatario, asunto y adjuntos: las partes de un correo electrónico. - tuitéalo    

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Se conservan en este género los elementos clásicos de la relación epistolar: el remitente y el destinatario. No obstante, tenemos una amplificación del auditorio. Puede haber varios destinatarios de un mismo mensaje con las opciones de responder a todos, con copia (Cc) o con copia oculta (Cco). Leer el mensaje con atención te llevará a determinar lo que se espera de tu respuesta (en cuanto a alcance se refiere) evitándote así situaciones incómodas o desafortunadas. ¿Se trata de un mensaje personal? ¿La respuesta involucra a más personas? ¿Quién puede leer las respuestas? ¿Sería apropiado y educado incluir a alguien en copia oculta? Date el tiempo de analizar la situación y entender de qué tipo de conversación se trata. - tuitéalo    

Dentro de este mismo ámbito, el libro de la Fundación del Español Urgente (FUNDÉU) sobre la escritura en Internet nos recomienda revisar los nombres que se asocian a los contactos para evitar que un sobrenombre pueda llegar a colarse en los correos que enviamos. En otras palabras, mejor no poner “El pesado del jefe” como nombre de contacto a tu jefe. Puede que algunos sistemas de correo electrónico no oculten esta información. Otro campo que tienes que cuidar es el asunto del mensaje. Un buen asunto de un correo es como un buen tuit: la esencia del mensaje en pocas palabras. - tuitéalo     Esto permite que el destinatario pueda determinar si abre o no el correo en ese momento. Así que cuidado con palabras como urgente e importante si el contenido no tiene realmente esas características.

Tiempo y objetivo, el buen correo es el que da en el blanco

Ya que aclaraste los elementos básicos de un correo (remitente, destinatario(s) y asunto), entonces te enfrentarás a la respuesta. Puedes emplear un método ya clásico que marca lo urgente y lo importante generando cuatro cuadrantes: lo urgente e importante, lo no urgente pero importante, lo urgente pero no importante y lo que no es ni urgente ni importante. Si el correo en cuestión amerita respuesta, entonces lo clasificas en alguna de estas categorías y lo tratas como corresponde (aquí pueden ayudarte los filtros de correo). Esto te ayudará a determinar, sobre todo, el tiempo para generar dicha respuesta. Piensa en esto también cuando escribas: una indicación al destinatario de que tu mensaje no requiere de una respuesta o que no debe apresurarse con ella puede ser muy útil y un buen gesto de cortesía. Lo mismo que un mensaje breve indicando que demorarás un poco en responder si el mensaje no es urgente.

Un buen correo no excede las 50 líneas y es claro en su objetivo. - tuitéalo    

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Los boletines o newsletters no requieren de respuesta, pero sí del consentimiento del destinatario para recibirlo. Su objetivo es el de la comunicación de un mensaje claro y son una pieza clave para la confianza que generas en tus lectores. Así que, como ya dijimos, cuida esta herramienta no abusando de los envíos y atendiendo al contenido de los mismos. Esto nos lleva entonces al tema más importante: el cuerpo del mensaje. Ya que tenemos claros los componentes, hemos clasificado la urgencia y la importancia del correo y tenemos claro el objetivo de nuestro envío, entonces iniciamos la tarea de la escritura.

Nos ubicamos entonces en las coordenadas de la extensión del mensaje. Lo recomendado, de acuerdo a la misma FUNDÉU, es que no se exceda las 50 líneas, es decir, tres párrafos aproximadamente. Si esto es insuficiente es mejor que adjuntes los documentos pertinentes para explicar o comunicar tu idea. En caso de que se trate de archivos muy pesados, puedes usar un servicio como el de WeTransfer que te permite enviar hasta 2Gb de manera gratuita y te hace saber cuando los receptores descargan el archivo. Determinado este delicado asunto, te dejo una lista de recomendaciones para la redacción de un buen correo.

Recomendaciones para redactar un buen correo electrónico

  • Utiliza la fuente y su tamaño estándar (el 12 regularmente). Si usas una fuente muy particular puede que el ordenador del receptor no la reconozca y dificulte la lectura del mensaje.
  • No escribas en mayúsculas, pues esto puede denotar que estás alzando la voz.
  • Si quieres remarcar algo usa cursivas o negritas sin abusar. Evita subrayados que pueden confundirse con enlaces.
  • Determina el grado de confianza que tienes con la persona para escribir un saludo y una despedida en términos más o menos cordiales, así como el tono general del mensaje.
  • Los emoticonos sirven para darle un tono o remarcar una emoción. Pero no debes usarlos en correos formales o profesionales.
  • Evita abreviaciones de palabras. No estás en un chat.
  • Preséntate si es la primera toma de contacto y despídete siempre intentando dejar claro si esperas o no una respuesta.
  • Cuida la puntuación y la ortografía de tu mensaje. Procura ser claro y conciso sin que tus palabras y oraciones se presten a dobles interpretaciones.

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