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Esta es una de esas entradas que nacen de la colaboración en la red. Una muestra de que la lectura habitual de las bitácoras virtuales puede ser una fuente de inspiración constante para generar contenido de valor. Hace unos días mi buen amigo Jonatan Botello publicó un interesante artículo sobre la importancia de una buena gestión del correo electrónico. En los comentarios puede verse que crear filtros de correo, algo sumamente útil en Gmail, puede que sea un tema todavía bastante desconocido. Así que me he animado a hacer este breve tutorial para explicar qué son y cómo se configuran. Espero que esto sirva de complemento a los buenos consejos que nos compartió Jonatan en su blog.

Qué es un filtro de correo

El filtro es es un sistema de selección que nos permite organizar nuestro correo de mejor manera y a nuestro gusto. Se trata de una serie de criterios previamente establecidos por los que pasan los mensajes entrantes para ser distribuidos y organizados de acuerdo a lo que has indicado. En otras palabras, es como si estuvieras a cargo de una oficina de correos y dieras las instrucciones de cómo clasificar y dónde poner cada carta que llega. Esto de manera que las operaciones se vuelvan automáticas y tú no tengas que hace nada más que un clic sobre la etiqueta que te interesa para ver todos los mensajes que buscas. Crear filtros de correo es una operación básica para la efectividad. - tuitéalo    

Los filtros de correo ayudan a mantener tu cuenta siempre organizada. - tuitéalo    

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Es importante hacer notar que crear filtros de correo puede hacer que el inicio de sesión se haga un poco más lento, sobre todo si tienes muchos filtros configurados. Pero esto es algo normal, además de que vale la pena una insignificante espera con tal de tener todo muy bien organizado y claro dentro de las bandejas. Los usos pueden ser muy variados: generar etiquetas para filtrar ahí los correos de otras cuentas que tengas sincronizadas, organizar los correos de acuerdo a clasificaciones personalizadas como clientes y proveedores o familiares y amigos, por ejemplo. En realidad se trata de una herramienta que permite fabricar una organización a tu medida. Invertir un poco de tiempo en generar los filtros te llevará a un ahorro mayor de tiempo a la hora de las búsquedas y puede impedir que la información importante se pierda.

Crear filtros de correo en Gmail paso a paso

Desde ahora te digo que en el video que tienes aquí arriba puedes seguir los pasos para crear filtros de correo. Así que aquí daré los puntos básicos para que puedas pasar a revisar siempre que tengas dudas o no recuerdes algo en específico. Dicho esto, hay que comenzar por aclarar que existen dos maneras de crear un filtro: desde el menú de configuración y desde un mensaje concreto. La primera opción es el equivalente al lienzo en blanco: el filtro se crea desde cero. La segunda sirve para crear un filtro de ese remitente en específico, por lo que vale la pena aprender la primera de las vías para poder jugar con las opciones que nos ofrecen. Vamos a dedicarle un poco de tiempo a esta alternativa.

Paso 1: Menú  de configuración

Aquí encontrarás el acceso a la configuración del correo‘Configuración’, que es a donde nos interesa ir. Una vez que entres ahí verás una pantalla con una serie de opciones que quizá no conocías de tu correo. Te recomiendo que las revises alguna vez porque seguramente descubrirás cosas que pueden serte muy útiles y que resulta sumamente sencillo realizarlas. También podrías pedirme que trate alguna de ellas en otro tutorial. Pero, de momento, nos interesa la opción de ‘Filtros’ que aparece en la parte superior tal y como puedes ver en la imagen de aquí abajo con el listado de opciones que tendrás después de dar clic sobre ‘Configuración’. Desde aquí es posible acceder a los filtros

Paso 2: Establece las reglas del filtro

Ya que estamos dentro de la opción ‘Filtro’ verás que no aparece nada (a menos que ya tengas uno que hayas creado antes). En la parte inferior están las opciones de ‘Crear un filtro nuevo’ e ‘Importar filtros’. De momento nos centramos en la creación porque asumo que somos nuevos en esto y que no contamos con filtros en otras cuentas ni nos interesa que alguien nos comparta los que tiene creados. Así que al dar clic sobre ‘Crear un filtro nuevo’ aparecerá la ventana de búsqueda que es donde debes especificar las condiciones que tiene que cumplir un correo para que el filtro se le aplique.

Aquí se definen los criterios para encontrar un mensajeAunque me parece que lo más te será útil es el campo ‘De:’ para filtrar mensajes entrantes de direcciones específicas. De cualquier manera puedes jugar con las opciones y personalizar tanto como quieras tu filtro. Eso sí, te recomiendo que las primeras veces prestes atención para asegurarte de que el filtro está funcionando de manera correcta. Ya que especificaste las reglas podrás dar clic sobre la opción que aparece abajo: ‘Crear un filtro con estos criterios de búsqueda’.

Paso 3: Especifica las acciones del filtro

Esto es lo que puedes hacer con un filtro¿qué es lo que quieres que pase? Esta es la pregunta que debes responder llegado este punto. Las opciones puedes verlas en la imagen aquí mismo, por lo que simplemente me detendré a comentar un par de aspectos. El primero tiene que ver con la opción que encabeza el listado: ‘Omitir Recibidos (Archivarlo)’. Cuando abrimos nuestra cuenta de correo electrónico lo primero que vemos es la lista de mensajes que se marcan como recibidos, es decir, que esta opción es en realidad una etiqueta que califica al mensaje justamente como “recibido”. Así que todo lo que entra recibe este sello y pasa a la bandeja activando una notificación. Gmail, no obstante, tiene la opción de archivar que manda el correo a una especie de caja en el sótano donde está presente pero no es visible. Esto no es lo mismo que eliminar, porque el correo sigue ahí, pero simplemente no lo ves. Si marcas esta opción guardarás el mensaje directamente en el sótano sin enterarte de cuándo llegó. Así que piensa si es esto lo que realmente quieres hacer, porque de lo contrario sería mejor o mandarlo a otra etiqueta o simplemente eliminarlo.

Las acciones del filtro te permiten tener un gran control de los mensajes entrantes. - tuitéalo    

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El segundo elemento tiene que ver con la aplicación de etiquetas. Esto resulta muy útil ya que puedes hacer una combinación de acciones que eviten que recibas cincuenta notificaciones de correo cada hora sin que por ello pierdas la información. Así, si pides que los mensajes sean marcados como leídos y  enviados a una etiqueta, no te enterarás cuando llegan, pero estarán ahí para que puedas verlos cuando lo decidas. Así que aquí es donde tu creatividad juega un papel importante: ¿cómo etiquetar los mensajes? Puedes poner tantas etiquetas como quieras y hacer subetiquetados o anidar etiquetas unas dentro de otras para clasificar de manera más específica. Por ejemplo, crear la etiqueta ‘Blog’ y las subetiquetas ‘Comentarios’, ‘Menciones’ y ‘Social’. De esta manera puedes crear filtros para enviar las notificaciones de comentarios a una etiqueta, las de menciones a otras y las que llegan de las redes sociales a una más. Lo único que tendrías que hacer es dar clic sobre tu etiqueta ‘Blog’ para verlos todos y sobre cada una de las etiquetas anidadas para ir acotando la búsqueda. Sin duda una opción muy útil para mantener todo bien organizado.

Un detalle importante está en la casilla de la parte inferior. Si quieres que el filtro se aplique a los mensajes que ya están dentro de tu bandeja no te olvides de marcar esa opción. Si ya lo tienes todo no queda sino dar clic sobre ‘Crear filtro’ y te aparecerá en la lista de filtros desde donde podrás editarlo o borrarlo si es necesario.

Crear un filtro desde el mensaje

La vía rápida para generar un filtroLo único que tienes que hacer es dar clic en esa opción y automáticamente aparecerá la pantalla del paso dos que ya hemos explicado. Verás que en el campo ‘De:’ se incluye la dirección desde donde recibiste el mensaje y no te queda sino especificar más las reglas si te interesa y establecer las acciones del filtro tal y como ya hemos visto.

 Como puedes ver esta opción es más rápida, pero es mejor conocer la manera “artesanal” para que puedas sacar mayor provecho de los filtros. Así que nada, ya tienes todo lo que necesitas para crear filtros de correo y tener esa bandeja completamente ordenada. Espero que esto te resulte útil y no dudes en escribir si tienes alguna duda. Será un gusto poder seguir ayudándote.

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